Şantiye satınalması iki zıt baskı altındadır. Saha "malzeme yarın lazım" der; muhasebe "fiyatı kim kontrol etti?" diye sorar. Satınalma süreci hem hızlı hem kontrollü olabilmek için iki basit kurala dayanır: yeterli sayıda teklif ve tutara göre kademeli onay.
Üç teklif kuralı
Belirli bir tutarın üzerindeki her alım için en az üç tedarikçiden teklif alınır. Üç teklifin amacı yalnız en ucuzu bulmak değildir; piyasa fiyatının bilinmesi, tek tedarikçiye bağımlılığın önlenmesi ve onaylayan yöneticinin karşılaştırma görebilmesidir.
Teklif alırken şu bilgiler aynı biçimde istenmelidir:
- Kalem bazında birim fiyat (KDV hariç)
- Teslim süresi (gün)
- Ödeme vadesi (gün)
- Nakliye ve indirme dahil mi?
- Teklifin geçerlilik süresi
Teklifler farklı biçimlerde gelirse karşılaştırma tablosu hazırlamak saatler alır. Teklifi doğrudan sisteme kalem bazında girmek, karşılaştırmayı kendiliğinden yapar.
Karşılaştırma: yalnız fiyat değil
En düşük fiyat her zaman en iyi teklif değildir. Teslim süresi uzun bir teklif, şantiyede duruşa yol açabilir; vadesi kısa bir teklif nakit akışını zorlayabilir. Bu yüzden basit bir puanlama işe yarar:
| Ölçüt | Örnek ağırlık | Hesap |
|---|---|---|
| Toplam tutar | %70 | En düşük tutar / teklif tutarı |
| Teslim süresi | %15 | En kısa süre / teklif süresi |
| Ödeme vadesi | %15 | Teklif vadesi / en uzun vade |
Örneğin üç teklifin toplamı 1.100.000 ₺, 1.070.000 ₺ ve 1.120.000 ₺ olsun. İkinci teklif hem en ucuz hem de en uzun vadeli ise puanı en yüksek çıkar. Bir kalemi eksik bırakan teklif ise karşılaştırma dışında kalır. Ağırlıklar örnektir; firmanın önceliğine göre ayarlanır.
Kademeli onay akışı
Her alımın firma sahibine gitmesi şantiyeyi kilitler; hiçbir alımın onaydan geçmemesi ise kontrolü kaybettirir. Çözüm, tutara göre kademeli onaydır:
| Tutar (örnek eşik) | Onaylayanlar |
|---|---|
| 50.000 ₺'ye kadar | Şantiye şefi |
| 250.000 ₺'ye kadar | Şantiye şefi + proje müdürü |
| 250.000 ₺ üzeri | Şantiye şefi + proje müdürü + firma sahibi |
Üst kademedeki yönetici alt kademenin yerine de onay verebilir; ama sıra atlanmaz, her onay kimin ne zaman verdiğiyle kayıt altına alınır. Reddedilen talep gerekçesiyle talep edene döner. Eşikler ayarlardan değiştirilebilir.
Sipariş ve irsaliye
Onay tamamlandığında sipariş numarası oluşur ve seçilen tedarikçiye iletilir. Malzeme şantiyeye geldiğinde irsaliye numarası, plaka ve teslim alan kişi kaydedilir; malzeme seçilen teklifin fiyatıyla depoya girer. Böylece faturanın kontrolü, onaylanmış teklif ve irsaliyeyle üç yönlü yapılabilir: sipariş fiyatı, teslim edilen miktar ve faturadaki tutar.
Acil alımlar
Şantiyede her alım planlı olmaz. Acil durumlar için şantiye şefine küçük tutarlı doğrudan alım yetkisi tanımlanabilir; ama bu alımlar da sonradan sisteme işlenmeli ve aylık olarak raporlanmalıdır. Acil alımların oranı artıyorsa sorun planlamadadır.
Tedarikçi performansı
Zamanla her tedarikçi için şu bilgiler birikir:
- Teslim süresine uyma oranı
- İrsaliye ile sipariş arasındaki miktar farkları
- İade edilen malzeme
- Fiyat istikrarı
Bu bilgiler bir sonraki teklif değerlendirmesinde fiyat kadar önemlidir.
Kontrol listesi
- Eşiğin üzerindeki alımlarda üç teklif var mı?
- Teklifler kalem bazında ve aynı birimle mi girildi?
- Onaylar tutara uygun kademeden geçti mi?
- İrsaliye siparişe bağlandı mı?
Çerçeve anlaşmalar
Sürekli alınan malzemeler (hazır beton, demir, çimento) için her seferinde üç teklif toplamak verimli değildir. Bu kalemler için belirli bir dönem ve fiyat aralığında geçerli çerçeve anlaşmalar yapılabilir. Çerçeve anlaşmalı alımlarda talep doğrudan siparişe dönüşür; ancak anlaşmanın fiyatı, süresi ve kalan miktarı sistemde izlenmelidir. Anlaşmanın bitmesine yakın dönemde yeniden teklif toplanması, piyasa fiyatından kopmayı önler.
Teklif dosyasının saklanması
Her teklif, tedarikçinin gönderdiği belgeyle birlikte saklanmalıdır. Denetimde ya da iç kontrolde "bu alım neden bu tedarikçiden yapıldı?" sorusunun cevabı, karşılaştırma tablosu, onay geçmişi ve teklif belgeleriyle birlikte verilir. Seçilen teklif en ucuz değilse gerekçesinin (teslim süresi, kalite, vade) yazılı olması gerekir.
Satınalma ile saha arasındaki iletişim
Satınalmanın en sık şikâyeti, talebin son dakika gelmesidir; sahanın en sık şikâyeti ise malzemenin geç gelmesidir. İkisinin de çözümü, talep tarihinde "gerekli tarih" bilgisinin yazılması ve iş programıyla ilişkilendirilmesidir. İş programında üç hafta sonra başlayacak seramik işi, bugünden satınalmanın gündemine girebilir. Talebin hangi aşamada olduğunun sahadan da görülebilmesi, telefonla durum sorma trafiğini azaltır.
Bütçe kontrolü
Onay aşamasında yalnız teklifin uygunluğu değil, bütçenin yeterliliği de görülmelidir. Talebin bağlı olduğu iş kaleminin malzeme bütçesinden bugüne kadar ne kadar harcandığı ve bu alımla birlikte ne kadar kalacağı, onaylayan yöneticinin ekranında görünürse bütçe aşımı alım yapılmadan fark edilir. Bu, maliyet takibinin satınalma anına taşınması demektir. Bütçesini aşan bir talep reddedilmek zorunda değildir; ama gerekçesiyle birlikte bir üst kademenin onayına gitmesi kontrolü güçlendirir. Onay ekranında bütçe kalanının yanında son üç alımın birim fiyatı da gösterilirse fiyat artışı ilk bakışta fark edilir.
Demoda satınalma ekranında açık talepleri, üç teklifli karşılaştırma tablosunu ve onay akışının hangi kademede beklediğini görebilirsiniz. Akışın sonundaki irsaliye girişinin stoğa nasıl yansıdığı için şantiye malzeme takibi yazısına bakın.