Şantiye maliyetinin en büyük kalemi çoğu zaman malzemedir. Buna karşın malzemenin şantiyeye girdiği andan iş kalemine tüketildiği ana kadar izlenmesi, birçok firmada en zayıf halkadır. İrsaliye bir klasöre, fatura muhasebeye, tüketim ise kimsenin defterine girmez. Ay sonunda "bu ay neden bu kadar demir aldık?" sorusunun cevabı tahmine dayanır.
Zincir: talepten tüketime
Sağlıklı bir malzeme süreci beş halkadan oluşur:
- Talep: Şantiye şefi ya da saha mühendisi, hangi malzemeden ne kadar, ne zamana ve hangi iş kalemi için gerektiğini yazar.
- Teklif ve onay: Satınalma birimi teklif toplar, karşılaştırır; tutara göre ilgili yetkili onaylar.
- Sipariş: Seçilen tedarikçiye sipariş verilir; sipariş numarası talebe bağlanır.
- İrsaliyeyle giriş: Malzeme şantiyeye geldiğinde irsaliye numarası, plaka ve teslim alan kişiyle depoya giriş kaydı açılır.
- Tüketim: Malzeme kullanıldıkça hangi iş kalemine harcandığı kaydedilir.
Her halka bir öncekine bağlı olduğunda, depodaki bakiye ile maliyet raporu aynı veriden beslenir.
Stok bakiyesi nasıl hesaplanır?
Bakiye, hareketlerin toplamıdır: girişler artı, çıkışlar eksi. Hareket türleri şunlardır:
| Hareket | Bakiyeye etkisi | Belge |
|---|---|---|
| Giriş (irsaliye) | + | İrsaliye numarası |
| Tüketim | − | İş kalemi |
| Transfer çıkışı | − | Transfer fişi |
| Transfer girişi | + | Transfer fişi |
| Tedarikçiye iade | − | İade belgesi |
Bakiyeyi ayrı bir sütunda elle tutmak yerine hareketlerden hesaplamak, hatanın kaynağını her zaman izlenebilir kılar. Yetersiz stokla tüketim ya da transfer girilmek istendiğinde sistem kaydı reddetmelidir; Mastarva'da bu kontrol her çıkış ve transferde yapılır.
Hazır beton: aynı gün giriş ve tüketim
Hazır beton depoda beklemez. Mikser geldiğinde irsaliye ile giriş, döküm bittiğinde aynı miktarda tüketim kaydedilir. İrsaliyedeki miktar ile dökülen hacmin karşılaştırılması, kalıp hatalarını ya da eksik teslimatı erken gösterir.
Kritik stok ve "kaç gün yeter?"
Her malzeme için bir kritik stok eşiği tanımlanır. Bakiye bu eşiğin altına düştüğünde uyarı verilir. Daha da faydalı olanı, son 30 günün ortalama günlük tüketimine bakarak mevcut stoğun kaç gün yeteceğini hesaplamaktır. "Seramik yapıştırıcısı 4 gün yeter" bilgisi, satınalmaya teslim süresi kadar zaman bırakır.
Şantiyeler arası transfer
Birden fazla şantiyesi olan firmalarda bir şantiyede artan malzeme diğerinde eksik olabilir. Transfer, kaynak depodan çıkış ve hedef depoya giriş olmak üzere iki hareketle kaydedilir; iki kayıt aynı transfer numarasını taşır. İş güvenliği ekipmanı ve sarf malzemesi gibi kalemleri merkez depodan şantiyelere dağıtmak için de aynı yöntem kullanılır.
Tüketimi iş kalemine bağlamak neden önemli?
Tüketim kaydı iş kalemine bağlandığında:
- İş kalemi bazında gerçek malzeme maliyeti çıkar.
- Keşifteki teorik miktar ile gerçek tüketim karşılaştırılarak fire oranı izlenir.
- Taşerona verilen malzeme, taşeron hakedişinde malzeme mahsubu olarak düşülebilir.
Sahadan talep: telefon yeter
Malzeme talebinin ofise dönmeyi beklemesi, şantiyede yarım günlük duruş demektir. Saha uygulamasından talep açıldığında satınalmanın ekranına anında düşer. Talebin hangi aşamada olduğu (teklif bekliyor, onayda, sipariş verildi) aynı ekrandan izlenir.
Kontrol listesi
- Her irsaliye bir talebe ya da siparişe bağlı mı?
- Tüketim kayıtları iş kalemini gösteriyor mu?
- Kritik stok eşikleri gerçek tüketime göre güncel mi?
- Transferlerin iki ucu da kayıtlı mı?
Sayım ve fark analizi
Hareket kayıtları ne kadar düzenli tutulursa tutulsun, şantiye deposunda zaman zaman sayım yapılması gerekir. Sayımda bulunan miktar ile sistemdeki bakiye arasındaki fark, kayıt dışı tüketimi, hatalı irsaliye girişlerini ya da kayıpları gösterir. Farkın küçük kalemlerde sürekli tekrar etmesi, süreçte bir boşluğa işaret eder: belki tüketim kaydı gün sonunda değil hafta sonunda giriliyordur, belki transferlerin bir ucu unutuluyordur.
Sayım sonucunda düzeltme kaydı açılırken gerekçesi yazılmalıdır. Gerekçesiz düzeltme, bir sonraki sayımda aynı farkın tekrar ortaya çıkmasına yol açar.
Malzeme fiyatındaki değişim
Uzun süreli projelerde aynı malzemenin fiyatı aydan aya değişir. Stok değeri ve maliyet hesabında hangi fiyatın kullanılacağı belirlenmelidir; şantiye uygulamalarında ağırlıklı ortalama maliyet yaygındır. Her girişin kendi fiyatıyla kaydedilmesi, hem ortalamayı hem de fiyat eğilimini görmeyi sağlar. Bir malzemenin fiyatı hızla artıyorsa öne çekilmiş toplu alım bir seçenek olabilir; bunun kararı da yine stok ve tüketim verisiyle verilir.
Şantiye deposunun düzeni
Yazılım, fiziksel düzenin yerini tutmaz. Malzemelerin türüne göre ayrılmış alanlarda, etiketli ve hava koşullarından korunmuş biçimde saklanması gerekir. Çimento ve alçı gibi nemden etkilenen malzemeler palet üstünde ve örtülü tutulmalı; demir istifi zeminle temas etmemelidir. İyi bir depo düzeni, sayım farklarını da azaltır.
Malzeme kabulünde kalite kontrolü
İrsaliyeyle giriş yalnız miktarın kaydı değildir. Hazır betonun slump değeri ve numune alımı, demirin etiket ve sertifika bilgisi, yalıtım malzemesinin kalınlığı gibi kontroller kabul sırasında yapılmalı ve sonucu girişe not olarak eklenmelidir. Uygun olmayan malzeme reddedilir ya da iade kaydıyla tedarikçiye geri gönderilir; bu kayıt tedarikçi performansının da bir parçasıdır.
Demoda malzeme ve depo ekranında altı şantiyenin depolarını, kritik stokları ve hareket geçmişini; satınalma ekranında açık talepleri ve teklif karşılaştırmasını inceleyebilirsiniz. Teklif karşılaştırmasının ayrıntısı için satınalmada teklif karşılaştırma yazısına bakın.