Taşeron sözleşmesi ve evrak takibi

Bir şantiyede işlerin büyük bölümü taşeronlarla yürür: kalıp ve betonarme, demir, duvar ve sıva, mekanik ve elektrik tesisat, cephe, seramik, boya. Taşeron sayısı arttıkça üç konu ağırlaşır: kim hangi işi hangi fiyata yapıyor, ne kadarını yaptı ve evrakı geçerli mi? Bu yazıda bu üç soruyu düzenli bir sisteme bağlamanın yolunu anlatıyoruz.

Sözleşme: kapsam ve birim fiyat

Taşeron sözleşmesi, en az şu bilgileri taşımalıdır:

• Kapsam: Hangi iş kalemleri, hangi bloklar ya da katlar.
• Kalem bazında birim fiyat: İşçilik ya da malzemeli fiyat; birim ve tahmini miktar.
• Süre: Başlangıç ve bitiş; iş programındaki ilgili iş kalemleriyle tutarlı.
• Teminat ve avans: Teminat kesinti oranı, varsa avans ve mahsup koşulları.
• Malzeme ve ekipman: Yüklenicinin vereceği malzemeler ve bedelinin nasıl mahsup edileceği.

Sözleşme kalemlerini iş programı kalemlerine bağlamak, taşeron hakedişinin miktarını ilerlemeden önermeyi mümkün kılar.

Taşeron hakedişi

Taşeron hakedişi, işveren hakedişiyle aynı mantıkla hazırlanır: önceki, bu dönem ve toplam miktar; ardından kesintiler. Taşerona özgü kesintiler şunlardır:

• Malzeme mahsubu: Yüklenicinin taşerona verdiği malzemenin bedeli.
• Teminat kesintisi: İşin sonunda iade edilmek üzere tutulan pay.
• Stopaj ve damga vergisi: Mevzuata göre uygulanan kesintiler (oranlar örnek, ayarlardan yönetilir).
• Diğer: Sözleşmede tanımlı cezalar ya da yüklenicinin üstlendiği giderler.

Ayrıntılı hesap örneği için hakediş nasıl hazırlanır yazısına bakabilirsiniz.

Belge takibi: ışıklı sistem

Taşeronun şantiyede çalışabilmesi için bazı belgelerinin geçerli olması gerekir. Hangi belgelerin isteneceği firmaya ve işe göre değişir; sık karşılaşılanlar şunlardır:

• SGK işyeri tescil bilgileri
• Çalışanların iş güvenliği eğitim belgeleri
• Vergi levhası
• Mesleki yeterlilik belgeleri
• Sorumluluk sigortası
• İş makinesi periyodik kontrol raporları

Her belgenin bitiş tarihi kaydedilir ve üç renkle izlenir:

Uyarı eşiği ayarlardan değiştirilebilir. Kırmızı ışıklı bir taşeronun hakedişi, belge yenilenmeden onaya gönderilmemelidir.

Taşerona kendi ekranını açmak

Taşeronlarla yazışmanın çoğu "hakedişim ne durumda?" sorusudur. Taşerona yalnız kendi sözleşmesini, hakedişlerini, ekip puantajını, belgelerini ve kendisine atanan kusurları gösteren bir giriş vermek, bu yazışmaları büyük ölçüde azaltır. Mastarva demosunda taşeron rolüyle girdiğinizde yalnız örnek kalıp taşeronunun kayıtlarını görürsünüz.

Kusur listesine bağlantı

Kusurlar sorumlu taşerona atanır. Taşeron düzeltip "kontrol bekliyor" durumuna aldığında saha mühendisi kontrol eder ve kapatır. Açık kusur sayısı taşeron kartında görünür; kesin hakediş öncesinde bu liste sıfırlanmalıdır. Ayrıntılı akış için kusur listesi yönetimi yazısına bakın.

Taşeron performansını ölçmek

Uzun vadede taşeron seçimi, geçmiş performansa dayanmalıdır. Sistemde biriken veriden şu göstergeler çıkar:

• Planlanan ve gerçekleşen süre (iş programından)
• Hakediş başına düşen açık kusur sayısı
• Belge yenileme düzeni (kaç kez kırmızıya düştü)
• Ekip büyüklüğüne göre üretim (puantaj ve hakediş miktarından)

Bu göstergeler bir sonraki işin teklif değerlendirmesinde fiyat kadar belirleyici olabilir.

Kontrol listesi

• Her sözleşme kalemi bir iş kalemine bağlı mı?
• Malzeme mahsubu tüketim kayıtlarıyla tutarlı mı?
• Kırmızı ışıklı belgesi olan taşeron var mı?
• Taşeronun açık kusurları hakedişten önce kontrol edildi mi?

Ek iş ve fiyat dışı kalemler

Uygulama sırasında taşerondan sözleşme kapsamı dışında işler istenebilir: projede değişiklik, işverenin talebi, başka bir taşeronun bıraktığı eksik. Bu ek işlerin yazılı talimatla verilmesi, birim fiyatının önceden belirlenmesi ve hakedişte ayrı bir kalem olarak görünmesi gerekir. Sözlü talimatla yaptırılan ek işler, kesin hakediş döneminde en uzun süren tartışmaların kaynağıdır.

Ek iş kalemi sözleşmeye eklendiğinde ilgili iş programı kalemine de bağlanmalıdır. Aksi hâlde ek işin ilerlemesi izlenemez ve hakediş önerisine girmez.

Kesin hakediş ve teminat iadesi

Taşeronun işi bittiğinde kesin hakediş hazırlanır: toplam miktarlar son kez ölçülür, kesintiler kapatılır, varsa ceza ve mahsuplar netleştirilir. Teminat kesintileri, sözleşmede belirlenen sürenin sonunda ve açık kusur kalmadığında iade edilir. Bu yüzden kesin hakediş öncesinde taşeronun açık kusur listesinin sıfırlanması, belgelerinin tamam olması ve ekibinin puantaj kayıtlarının kapatılması gerekir. Bu adımların bir kontrol listesi olarak sistemde izlenmesi, işin sonunu hızlandırır ve taşeronla ilişkinin sağlıklı kapanmasını sağlar.

Taşeron seçimi

Yeni bir iş için taşeron seçerken fiyat teklifinin yanında geçmiş projelerdeki performans, ekip büyüklüğü, ekipman durumu ve belge düzeni birlikte değerlendirilmelidir.

Taşeronla iletişim kanalı

Taşeronla yazışmaların e-posta, mesajlaşma uygulaması ve telefon arasında dağılması, önemli talimatların kaybolmasına yol açar. Kusur atamaları, hakediş geri dönüşleri ve belge hatırlatmalarının taşeronun da gördüğü tek bir ekranda toplanması, hem kayıt hem hız sağlar. Taşeron kendi ekranında neyin beklendiğini gördüğünde, şantiye şefinin hatırlatma için harcadığı zaman da azalır.

Demodaki taşeronlar ekranında 44 örnek taşeronun sözleşmelerini, birim fiyatlarını ve belge ışıklarını inceleyebilirsiniz.